我们非常羡慕每天能够在中午前就能够完成当天90%的工作量,这样晚上下班后可以按时回家和家人团聚,不用留在公司苦逼的加班。其实,考虑到工作日上午只有2-3个小时时间以及外界开会交流等因素的干扰,其实我们大部分利用的都是清晨在家或者提前去办公室的大段时间,为了能够在清早能够更快进入工作状态,前一个晚上的准备工作也非常重要,以下和各位分享的是5个入睡前你应该要培养的日常行为习惯。

20-30岁是我们人生阶段的重要分水岭,大学毕业、初入职场、摸爬滚打成“老鸟”,在此阶段如果能够培养时间管理的习惯,对你以后的人生会起到翻天覆地的变化。现在小强就将自己接触GTD后掌握的时间管理技巧,和各位分享其中重要的十二项内容。如果你目前能够做到,小强在此恭喜你继续保持;没有做到的话也不要灰心,从今天开始也不迟,每天尝试一项新习惯,争取一个月之内对这十二项时间管理内容有初步体验,到时候欢迎大家找小强分享!

在阅读《搞定》的过程中,同时阅读了《小强升职记》这本书,这本书是搞定的实操版,他通过小强和老付之间的故事展示了小强这个时间管理小白升职加薪、走向人生巅峰的故事。
一、文章结构
第一章,记录时间以及分析自己的价值观。对现在的生活进行分析,为什么我们现在这么忙,总是没有时间,感觉天天被掏空却又好像没有做成什么事。
第二章,四象限法则以及衣柜整理术(《搞定》中的横向的管理办法)。在了解自己的时间的花费费础之上,怎么样摆脱事情众多、焦虑不堪的场面,最终达到心如止水的情景(也就是能够不急不躁的完成每项任务)。
第三章,要事第一以及紧急情况的处理。第三章就是对执行第二章所讲的方法时面对三大问题即拖延、集中于琐事、突发事件,提出解决办法。
第四章,找寻驱动力、及时反馈以及组团养成习惯。本章解读为什么长久以来想要建立的习惯没有建立,想要完成的事一直没有完成。提出建立一个习惯的正确姿势。
第五章,smart法则–思维导图–甘特图–九宫格。本章是分析如何将一项在自己头脑中的目标一步一步落地实现的过程,同时也分析了如何平衡生活中我们所担任的不同角色之间的关系,让我们避免沉浸在当下,忘记诗和远方。
二、实践方法
1、第一章 记录时间
首先记录自己的时间,然后就会发现(至少我自己是这样的),其实自己并不是想象中的那么忙,就好像前一段的畅销书你只是看起来努力,时间大多数都是被吸进了时间黑洞中。举例说明,时间黑洞就是就是本来想着只看一个小时电视不知不觉就看了两小时,原来的那一小时本来打算写论文,这样就让自己写论文的时间变少,不得不熬夜,那一小时时间就被吸入黑洞中了。
我们为什么生活中为什么会出现时间黑洞的原因是大脑想要做一些简单的事情,写论文和看电视之间明显写论文更加困难。
ACTION:第一章给出的方法是使用时间日志记录自己每天的时间花费,找出高效时间段,在这段时间内做自己认为最重要的事。
2、第二章 无压工作

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(1)四象限法则

虽然在睡觉前计划明天的三件要事,本身不是一件放松的事。但是在第二天大清早醒来后,尽管头脑还不够清醒,通过昨晚列出的三件要事可以马上明确我要做的重要事情,这三件事情是我必须当天要完成的。

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作者对传统的的四象限法则进行了改进,在重要紧急两个维度上同时加上了优先性的维度。同时在第一象限重要紧急的事上应该马上去做。第二象限重要但不紧急的事应该有计划的安排去做,而且应该把工作的重点放在这个象限。第三象限紧急但是不重要应该尽量让别人去做(利用猴子法则也就是不要将别人的事情揽到自己身上)。第四象限的不重要不紧急的事就是等到自己想要放松时来解决。

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朋友家人的生日/纪念日,合作伙伴/基友/闺蜜的聚会,家庭的信用卡还款日/水电燃气缴费日……这些重要或者琐碎事情我们不可能通通都记在大脑里,这就是日历工具可以帮助你的地方。

(2)衣柜整理法

为什么我无法吃掉三只青蛙呢?

小强之前使用的是Google
Calendar,后来改为Sunrise应用,这两款日历类工具已经超出本身日历范畴,功能相当强大,让它们发挥作用成为你的贴心小秘书!

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在面对时间管理的三大杀手:信息不足、拖延、预期结果不明确三大问题时,我们采取了明确自己项目的目标,然后对项目进行细分成小的目标的方法。但是在实践中会出现可能会出现更焦虑的情况,因为原来自己脑中只有10个项目,现在对大目标分解以后变成了50个,需要记忆的更多,可能在大脑中更加不容易记忆,所以作者提出了衣柜整理法也就是《搞定》中作者提出的解决问题。
主要方法就是:捕捉——明确意义——组织整理——反思——行动
(1)捕捉就是将大脑中所有的工作任务以及自己现有的其他所有的任务写下来或者搜集到一个地方。(2)明确意义就是对第一步进行分析和反思,每项工作到底什么,需要采取行动吗?,不需要采取行动的任务分别列入垃圾箱、参考资料、将来也许会做的清单中。(3)组织整理就是对第二步的需要的采取行动的进一步细化,能够在两分钟之内做完的就马上去做;一定要在指定时间去做的列入日程表中,在指定时间提醒自己去做;需要交由别人去做的列入等待清单,并且设置截止时间去提醒自己;需要多个步骤才能完成的则列入项目清单,分解为一步一步的目标转移进入下一步清单。只需要一步就可完成的也列入下一步清单。(4)反思回顾就是每天、每周检视自己所有的清单,每日回顾作为一个仪式来告诉自己工作已经结束,应该回归生活。每周回顾观察自己的将来清单中有没有可以开始做的,已经进行的项目的进度,以及删除自己已经做过的项目,内化本周觉得有价值的内容,查看下周的日程安排,回顾自己的年度目标。(5)行动就是根据重要性、环境、时间、难易度来分配任务,进行行动完成每一件事。

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3、第三章行动时遇到问题怎么办?

入睡前是不是感觉大脑还会蹦出很多零碎想法或者未解决的问题,趁着入睡前用自己的电子化或者纸质本子记录到Inbox中,避免头脑中一直会有某个信号缠绕着你。其实正确的做法是要随时随地养成记录这些碎碎念的习惯,日后可以孵化成其他项目或下一步行动。

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第一,臣服。臣服于环境,臣服于自己。不要希望自己在一整天的时间内都精力充沛,在一段时间工作以后,短暂休息,恢复精力,然后再开始工作(与《the
power of full
engagement》中观点一致)。书中推荐使用番茄工作法来进行工作。在面对自己在番茄时间内被打断时,如果不是马上要做的事,就马上把这件事记录到自己的收集箱中(也就是进行衣柜整理法的第一步),然后迅速回到自己现在做的事,如果事情是自己马上要做的,那么就去做,做完以后迅速回到现在的任务上来。在这部分作者还提出一个小的tips关于如何处理项目:使项目明确、量化、可追踪,为每一步设立不同的目标,完成目标给予自己奖励。
第二,要事优先。在实践一段时间时间管理的方法之后,很多人会发现自己是完成来很多事,但是这些事很多都是琐事,而真正对自己有意义的要事反而完成的会少。这样的现象的原因有三个:琐事更加简单、明确,做琐事能够即时获得满足,一件本以为花费2分钟的事因为花费了20分钟而变为了花更多时间也不在乎(不愿意舍弃沉默成本)。所以处理这样的事情就是三个方式:让要事更加明确具体、把大的目标分解获得即时满足,在高效和固定的时间最重要的事(作者分析上班后的一个小时和下班前的一个小时一般是被打扰的较少的时间)。
第三,管理情绪、做好planB。在遇到突发事件的时候,首先要镇定,回到衣柜管理法中问自己下一步行动是什么,这也是搞定这本书中的要专注于下一步行动。其次就是在工作学习中,准备好B计划。
4、第四章 如何养成习惯?
首先要找到自己为什么养成这项习惯的理由,这个理由是原始驱动力,可以尽量的为自己养成一项习惯赋予重大的意义。在自己完成一段时间习惯的养成之后,一定要给予自己奖励。第三就是可以组团养成一个习惯,看来现在建群打卡养成习惯还是有道理的。最后,需要注意的是一次只养成一个习惯。
5、如何使想法落地?
前面讲的都是如何管理现有的事,那么我们自己心中所想要做的微理想应该怎么一步步实现呢?
第一,利用SMART原则,明确自己的目标。就是把自己的头脑中的原来仅仅有的模糊的目标明晰清楚。S就是具体、清楚,M就是可衡量,达到什么样的标准就算自己的目标成功,A就是这个目标进过评估以后是不是可以实现,R就是这个梦想的目的是什么,与其他东西有什么相关性,T就是时间界限。
第二,用思维导图来把自己的想法条理的写清楚。开始写时,不要考虑其他条件,尽可能的把自己思维里面能够想到的想法都写下来,然后条理化,最后再将不现实的去掉。
第三 ,使用甘特图控制时间进程。
第四,用九宫格平衡自己的人生。在九宫格中写下自己想要追求的价值目标,然后在不同的目标下面写下具体的任务。

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培养每天“使用任务管理工具”习惯

《搞定》和《小强升职记》给我的时间管理上带来的改变巨大,而且同时明白很多优秀的书籍在观念上是一致的。最后,希望自己能能够知行合一,实践最近这段时间研究的时间管理方法。

除了日程安排类事情之外,每天我们还有一大堆要处理的待办事项,把他们记录在任务管理工具中进行有序处理,提醒自己优先处理的事情,这类应用有很多小强使用过不错也推荐给大家的有remember
the milk, toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello.

现在手机上的天气APP非常多,提前查看明天的天气情况准备好相应衣服,像我如果出差商务应酬较多的话,会用挂烫机运好几套西装衬衣。另外如果你也有晨练习惯的话,准备好运动装备,第二天起床后洗漱下可以直接出去运动,减少拖延症的发生。

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除了准备好衣服外,将自己的公文包也一并整理,将出差发票整理好,收到的名片做电子化存档处理,其他不需要的纸质资料丢掉,给包包一个整洁的空间,这样方便第二天我们也更容易找到重要资料。

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培养每天“睡眠时间达到7-9小时”习惯

睡觉前做好上述四项准备工作后,最后好好放松下做自己喜欢的事情进入梦乡,我一般会放着海浪鸟鸣等背景声,用kindle读电子书或者看纸质书25-50分钟。

学会尊重人体的生理规律,每天尽量有7-9小时的睡眠时间,对于夜猫型工作族你的工作效率非常高,但是从你人生健康长远角度考虑的话,目前你是用健康换取金钱,后面可能就是金钱换取不到健康啦!小强目前尽量23点睡觉,早晨5点起床,午休30分钟,上下午有空就学会打盹5分钟,形成自己的身体节奏!

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小结

培养每天“下班前日清理”习惯

对比下自己每天晚上你都会做哪些事情呢?如果现在你还没有养成上述这些习惯,试着做做吧!欢迎各位加入微信公众号Ilovegtd的微信群,讨论你的入睡前日常行为习惯吧!

一天下来我们电脑桌面或者下载文件夹中或许会新建下载不少相关资料,邮箱收件箱有几十封已回复邮件,任务管理工具默认文件夹也收集几条灵感或代办事项,手机也拍摄一些照片,本子上也记录一些事情,下班前花上5-15分钟时间进行日清理,放入各自对应的位置,根据个人习惯建立自己的日清理模板,小强的内容供大家参考:

为了给需要持续改善的GTDer提供更高质量的咨询服务,职场GTD现推出会员制度,一年66元的会费就可以和小强进行不限时不限次的高质量一对一线上交流机会,一顿饭一件T恤的钱就可以帮你解决个人和职场效率技能提升的各种难题,让你从目前的困扰中走出来,建立自己核心竞争力,能够有更多时间浪费在美好事物上,陪陪家人,看看书,跑跑步,旅旅游……愿小强可以成为大家职业发展和生活平衡上的顾问和推力助手。

清空邮件收件箱,放入对应邮件项目文件夹

清空电脑虚拟桌面,放入对应电脑项目文件夹

清空电脑下载文件夹,放入云盘或云办公空间

清空to do list收件箱默认文件夹,放入相应标签或文件夹

清空手机照片,备份到云相册

清理纸质笔记,存入Onenote/印象笔记对应笔记本中

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培养“周末周回顾”习惯

学会周回顾是时间管理中一项重要的技能,可以让我们总结本周的得失,下周会更有效的安排执行事情,所以回顾也是GTD系统中的重要一环。有职场GTD会员询问小强,周回顾应该回顾哪些内容,小强的周回顾是来源于每天的晨间日记和日计划基础数据,下面这些事情可以供参考,一般30分钟时间就可以搞定周回顾。

培养每天“真正工作投入时间≥4小时”习惯

虽说大部分工作人士是8小时工作制,但是除去会议、邮件回复、电话沟通、QQ/微信聊天、网页浏览、中途休息等相关事情,你可以统计下每天真正工作投入时间是否有超过4小时。所以将每天重要的事情尽量安排在早晨或上午完成,下午的时候身体精力和大脑关注度都会减少很多。

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培养“一次处理一件事情”习惯

不要过于相信大脑能力,不要一次同时处理多件事情,否则你的大脑会在多件事情中来回做切换状态,刚刚做某事情进入状态又被迫调整成另外一件事情,会大大降低你的工作效率。如果你今天有多件事情要处理的话,尝试1个小时之内只处理A事情,然后下一个小时再处理B事情。

培养分时段处理“创意性”和“机械性”工作习惯

趁早晨上午人的精力最旺盛的阶段,去处理费脑筋的事情,比如产品项目新点子企划,下个月产品销售计划安排等。疲劳的时候去处理机械性体力活事情,比如第4点提到的进行日清空事宜。

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培养”项目分解成下一步行动“习惯

往往很多事情的拖延都是因为觉得事情太难,不知道如何下手而导致的。在盲目开始做某事情前,花上5-10分钟时间进行考虑,然后用思维导图方式将项目逐渐分解,最后成为一件件可以执行的下一步行动,控制在25分钟可以完成。

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培养每天”安排三项要事(青蛙)“习惯

有些职场GTD会员和小强反映,为什么一天忙碌下来,却觉得没有做什么事情,没有一点成就感呢?因为你整天处理的都是一些琐事,试着前天晚上或者当天早晨安排三项要事,一件件去完成,相信我完成一项要事的成就感会大于完成十件琐事的感觉。

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培养每天”番茄工作法“习惯

番茄工作法是小强接触GTD以来,一直都在执行的习惯,无论是对时间管理新手,还是时间管理行家都适用。番茄工作法可以让你集中时间内集中精力完成某事情,时间到了以后进行休息,既提高工作效率,又注意身体健康,一举两得。

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培养”敢于说不“习惯

初入职场时,老板同事委托你的事情,或者网络社群朋友找你帮忙的事情,用锻炼提高自我能力的态度去接受。但是当你成长到一定阶段后,要敢于对一些重复类事情说不,因为你从里面已经得不到成长,反而会浪费你大量时间,阻碍你新的发展,要培养“敢于说不”的勇气。

小结

以上分享的十二项时间管理技巧,是小强觉得非常重要的习惯,掌握后会给你带来快乐高效每一天,赶紧从今天开始执行吧!

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